Events – da steckt einiges dahinter!
Eine von vielen Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit ist die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Als es im Zuge meines Studiums um die Wahl eines Praktikums ging, entschied ich mich für eine PR-Agentur, um meiner Leidenschaft für die Organisation von Veranstaltungen nachzugehen. Ich hoffte dadurch Erfahrungen in diesem Bereich sammeln zu können.
Das Glück war auch tatsächlich auf meiner Seite, denn als ich mein Praktikum bei factum antrat, war das Team gerade mit den letzten Vorbereitungen für ein mehrtägiges Event in Stuttgart beschäftigt. Und ich durfte dabei sein! Die Begegnungstage der MAHLE-Stiftung, die anlässlich des 50. Förderjubiläums stattfanden, sollten die Besucher über drei Tage an 20 Ständen und mit rund 40 Expertenvorträgen über anthroposophische Themen und Einrichtungen informieren.
Über ein ganzes Jahr war factum mit der Organisation beschäftigt. Ich persönlich habe nur knapp drei Wochen der Vorbereitung mitbekommen, aber mir wurde schnell klar, warum auch ein nur dreitägiges Event eine so lange Vorbereitungszeit benötigt. Zu den vielfältigen Aufgaben gehören u.a. die Wahl der Location, die Koordination der beteiligten Aussteller, die Bereitstellung von Technik (etwa Strom, Licht und Ton) die Konzeption des Programms sowie die generell nicht zu unterschätzende Abstimmung mit allen Beteiligten. Bei einer Veranstaltung ist der rote Faden, also ein einheitliches Gesamtkonzept, entscheidend für den Erfolg. Daher sollten sich auch die Förderbereiche der Stiftung in der Veranstaltung widerspiegeln und die verschiedenen Programmpunkte untereinander sinnvoll verknüpft werden. Auch die Pressearbeit im Vorfeld ist ein entscheidender Punkt der Vorbereitung. Gerne vergessen, aber äußerst wichtig ist außerdem die Klärung rechtlicher Fragen, die im Rahmen der Organisation auftreten.
Wir waren dann zwei Tage vor Veranstaltungsbeginn vor Ort und haben die Pläne in die Tat umgesetzt. Was ich aus dieser Erfahrung gelernt habe: Auch wenn das Event super vorbereitet ist, kommen manche Dinge einfach anders als geplant und man muss spontan handeln. Zum Beispiel war bei manchen Vorträgen der Andrang so groß, dass wir kurzfristig einen größeren Raum organisieren mussten. Außerdem mussten einige Aussteller bei einem plötzlichen Regenschauer schnell im Gebäude untergebracht werden.
Mein Fazit ist darum wie folgt: Organisieren und Koordinieren so gut es geht, nicht aus der Ruhe bringen lassen, und einfach Spaß haben! Eine genaue Planung und Vorbereitung ist das A und O einer Veranstaltung! Ich habe die Vorbereitung und das Event selbst in vollen Zügen genossen und konnte endlich die lang ersehnten praktischen Einblicke im Eventbereich sammeln.
