Event-Themen richtig kommunizieren

Die Eventbranche hat mit der Lockerung der Corona-Auflagen einen kleinen Aufschwung erlebt. Messen und Presseevents finden wieder als Präsenz- oder Hybridveranstaltungen statt. Wir bei .FACTUM haben schon einige große und kleine Events für unsere Kund:innen auf die Beine gestellt. Unser Geschäftsführer Jörg Röthlingshöfer und Teamleiterin Carina Freutsmiedl teilen mit euch ihr Expertenwissen und verraten euch, warum es so viel Spaß macht, Events zu organisieren.

Carina und Jörg, ihr habt beide schon sehr lange Erfahrung in der Eventbranche. Warum sind Events in der Kommunikation so wichtig?

Carina: Emotionen gehören ebenso zur Kommunikation wie Inhalte. Eine emotionale Bindung zu Kunden, Partnern, Zustiftern etc. sind die Grundlage für eine vertrauensvolle und damit nachhaltige zwischenmenschliche Beziehung. Diese Emotionen entstehen am besten dann, wenn die Menschen sich persönlich treffen. Events können dafür den perfekten Rahmen bilden.

Jörg: Meiner Meinung nach kann es, wie Carina auch schon gesagt hat, nur bei persönlichen Treffen zu einem wirklichen tiefen Austausch kommen. Videokonferenzen sind super, wenn es um Wissensvermittlung oder ein Kennenlernen geht, aber das persönliche Treffen führt zu einer viel schnelleren Vertrauensbildung. Und natürlich können nur auf Veranstaltungen Produkte richtig angesehen und getestet werden.

Events sind für die Kommunikationsbranche wichtig. Welche Events gibt es eigentlich? Könnt ihr uns einen Überblick geben?

Carina: Es gibt unzählige Arten von Events – Abendveranstaltungen, Messen, Vortragsreihen, Kamingespräche, etc. Viel wichtiger ist meiner Meinung nach immer zuerst die Frage, welchen Zweck ein Event erfüllen soll. Möchte ich die breite Öffentlichkeit oder einzelne Branchen auf mich aufmerksam machen? Sollen sich bestimmte Einzelpersonen über konkrete Themen austauschen? Geht es um Information, Image, Networking und so weiter. Danach folgt dann die Frage, über welches Eventformat das am besten erreicht wird.

Jörg: Zudem ist durch das große Eventangebot noch ein weiteres Eventformat dazugekommen: das Event vor dem Event! Hat man früher eine Einladung verschickt und die Veranstaltung auf der Website angekündigt, passiert heute im Vorfeld viel mehr. Inhalte des Events werden ausführlich vorgestellt, Redner:innen und Teilnehmende zuvor interviewt, Zwischenergebnisse präsentiert, Bilder vom Aufbau geteilt und die besonderen Highlights nochmal separat in den eigenen Kanälen verbreitet. Heute ist es wichtig, einen Spannungsbogen aufzubauen und die Menschen von Beginn an mit guten Inhalten mitzunehmen. Nur dann machen sich die Leute auch wirklich auf den Weg.

Mittlerweile gibt es unglaublich viele Kommunikationskanäle. Wann macht ein Event eigentlich Sinn?

Carina: Da schließe ich direkt an meine vorherige Antwort an: Oft werden Events nur um ihrer selbst willen durchgeführt. Wenn man es bewusst so macht, ist das OK. So wie die Agentur, die sich einfach mal nur für ein erfolgreiches Jahr selbst feiern will. Aber unsere Kund*innen wollen mit ihren Events meist mehr erreichen – ob bewusst oder unbewusst. Hier muss man sich zunächst überlegen, welche Ziele und Zielgruppen man ansprechen will. Wenn man das definiert hat, öffnen sich meist automatisch weitere Kanäle, die sich für die Kommunikation eignen. Events erschaffen wahnsinnig viele Inhalte – die gilt es aufzunehmen und zu nutzen: Für die Pressearbeit, für Social-Media-Kampagnen oder auch für Anschlussveranstaltungen, die aufeinander aufbauen.

Jörg: Da gebe ich Carina vollkommen recht. Man muss sich im Vorfeld gut überlegen, ob sich ein Event wirklich lohnt. Veranstaltungen sind in Organisation und Kommunikation sehr aufwendig und produzieren sehr viele Zusatzkosten etwa für Veranstaltungsort, Catering und Technik. Heute gibt es so viele Möglichkeiten sichtbar zu werden, da sollte sich jeder überlegen, ob die teure Preisverleihung noch Sinn macht oder ob hier nur etwas umgesetzt wird, weil man es eben schon immer so gemacht hat.

Welche Herausforderungen gibt es in der Eventbranche allgemein und welche Herausforderungen sind aufgrund der Coronapandemie dazugekommen?

Carina: Heutzutage gibt es eine wahre Flut an Events für jede Art von Zielgruppe. Daher lohnt sich die Frage nach dem Sinn und Inhalt doppelt, um nicht unnötig in Konkurrenz zu anderen Veranstaltungen zu treten. Auch der Nachhaltigkeitsaspekt ist in den Fokus gerückt: Es wird ständig hinterfragt, ob es nötig ist, dass unzählige Menschen aus der ganzen Welt irgendwo hinfliegen oder -fahren, um tags darauf wieder nach Hause zu reisen. Wo sinnvoll, sollten daher auch Online- oder Hybridlösungen in Betracht gezogen werden. Die Corona-Pandemie hat die Akzeptanz und Umsetzungsmöglichkeiten solcher Formate deutlich verstärkt.

Jörg: Gerade stehen sehr viele Veranstaltungen auf dem Prüfstand. Deshalb stellen sich momentan Messegesellschaften, Veranstalter, Technik- und Cateringunternehmen und eigentlich alle im Eventbereich Tätigen die Frage, wie und in welchem Umfang Veranstaltungen wieder zurückkommen werden. Noch befinden wir uns sicherlich in einem Tal, das durchschritten werden muss, aber mal sehen was passiert. Sicher weiß das momentan keiner.

Auf welche besonderen Ereignisse mit Kunden aus der Eventbranche blickt ihr zurück?

Carina: Ein ganz besonderes Herzensprojekt ist für mich immer die Hannover Messe. Vor zehn Jahren war ich das erste Mal dort und seit sieben Jahren betreuen wir bei .FACTUM das Startup-Format der Messe. Ich habe also gesehen, wie es sich über die Jahre hinweg entwickelt hat und heute ein fester Bestandteil der Veranstaltung geworden ist. Etwas ganz anderes ist die Eventreihe “Experten bewerten” des Lagerraumanbieters MyPlace-SelfStorage. Kunstexperten begutachten dort die verschiedensten mitgebrachten Gegenstände der Teilnehmer*innen. Das Tolle an diesem Projekt ist, dass wir es seit Beginn an nicht verändert haben, es aber auch heute, nach mittlerweile zehn Jahren, immer noch erfolgreich ist.

Jörg: Die Beispiele von Carina sind bei mir natürlich genauso stark präsent. Ich fand aber auch immer unsere Agentur-Feiern super, wo Freude, Familie und Kunden gemeinsam eine gute Zeit hatten.

Einige Kund:innen von .FACTUM haben gemeinnützige Geschäftsziele. Welche Rolle spielen Events bei Stiftungen?

Carina: Klare Ziele, Inhalte und Mehrwerte sind bei Events von gemeinnützigen Initiativen noch wichtiger als bei anderen Veranstaltern. Hier wird ja sozusagen fremdes Geld ausgegeben. Umso mehr müssen sich Stiftungen und soziale Einrichtungen darüber Gedanken machen, warum sie ein Event durchführen. Die gute Nachricht: Vernetzung und Vertrauen spielt im sozialen Sektor eine sehr große Rolle und hier machen Events, wie ja bereits erwähnt, wirklich Sinn.

Jörg: Allerdings muss ich hier noch kurz den „Bad Guy“ geben. Oft ist es leider auch so, dass soziale Einrichtungen nur das Eventformat beherrschen. Traditionell hat ja auch das Fundraising viel mit Veranstaltungen zu tun und hat natürlich auch noch seine Berechtigung. Allerdings muss ich auch immer wieder feststellen, dass digitale Kompetenzen bei NPOs fehlen oder auch bei der Nutzung von unkonventionellen Formaten oft wenig über den etablierten Tellerrand hinausgeblickt wird. Hier werden am Ende die Einrichtungen weiterhin Relevanz haben, die eine kreative Kommunikation umsetzen können.

Wie werden Events in Zukunft aussehen?

Carina: Meiner Meinung nach wird es in Zukunft immer wichtiger werden, dass Events hochwertige, individuelle, zielgruppengerechte Inhalte bieten. Nur so kann man aus der Masse herausstechen und den Teilnehmer*innen einen echten Mehrwert bieten.

Jörg: Ich hatte neulich ein spannendes Treffen mit einem sehr erfahrenen Verstanstaltungsmacher. Im Prinzip gibt er Carina recht: Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler. Deshalb glaube ich auch, dass Formate noch besser an Zielgruppen angepasst werden müssen. Jetzt plötzlich alles hybrid anzubieten oder ganz auf digitale Formate umzuschwenken, wird für manchen Gruppen einfach nicht funktionieren. Allerdings darf man sich den Möglichkeiten auch nicht versperren. Am Ende des Tages glaube ich aber auch, dass die Präsenz vor Ort, auch wenn sich das jetzt ein bisschen wir eine Tautologie anfühlt, weiterhin der wichtigste USP einer Veranstaltung ist.

Und zu guter Letzt: Warum machen Events so viel Spaß?

Carina: Events brauchen meist viel Vorbereitung. Wenn man dann endlich vor Ort ist und die Ergebnisse seiner Arbeit live sehen kann, ist das ein tolles Gefühl. Hinzu kommt dann wieder die Emotionalität: So eng und persönlich arbeitet man selten mit seinen Kunden zusammen.

Jörg: Man trifft viele Leute, erfährt immer spannende Hintergründe und hat abends meistens viel Spaß!